В этой статье мы поговорим о бесшовной интеграции, позволяющей получать доступ к документам, бизнес-процессам в системе 1С:Документооборот, не выходя из основной учетной системы. При этом учетная система 1С может быть любой, типовой или самописной. Мы рассмотрим бесшовную интеграцию на примере 1С:ERP.
Возможности бесшовной интеграции
Бесшовная интеграция позволяет объединить возможности разных систем: объекты учетной системы можно связать с объектами 1С:Документооборот. Например, на скриншоте "Заявка на расходование денежных средств" в 1С:ERP связана с документом "Заявка на оплату" в 1С:Документооборот. Они соответствуют друг другу по реквизитному составу, и пользователи видят документ в актуальном состоянии в той системе, в которой работают. Этот принцип работает и в обратную сторону: на основании документа в системе 1С:Документооборот может быть создан объект 1С:ERP. Связать можно новые и уже существующие документы.
Кроме того, у объектов с настроенной связью реквизита произойдет автоматическое обновление при внесении изменений в любой из систем.
Еще одна возможность бесшовной интеграции – работа с бизнес-процессами: согласование, утверждение, ознакомление, подписание и другие процессы можно провести в системе 1С:ERP: в документе в подменю появляется пункт "Документооборот. Процесс..".
Кроме того, в 1С:Документооборот можно усложнять бизнес-процессы: создавать многоэтапные и разветвленные процессы, устанавливать сроки, задавать ответственных лиц. Бесшовная интеграция позволяет использовать этот функционал в полном объеме в системе 1С:ERP и отслеживать на каком этапе находится документ, у какого ответственного исполнителя стоит активная задача, сроки.
Если в 1С:ERP подключен функционал почтового клиента, то письма можно интегрировать с 1С:Документооборот: их можно зарегистрировать, пронумеровать по правилам делопроизводства, указать место хранения.
Также 1С:Документооборот можно использовать как файловое хранилище. Прикрепленный к документу в 1С:ERP файл будет автоматически размещен на файловых или сетевых ресурсах по правилам, которые были настроены в 1С:Документооборот: разные тома на диске с распределением по расширению или объему файлов, по наполняемости томов и так далее. Такое упорядоченное хранение минимизирует дублирование файлов.
В системе 1С:ERP есть возможность использовать функционал 1С:Документооборот по учету трудозатрат: пользователи могут вносить количество времени, которое они потратили на выполнение задачи.
Преимущества бесшовной интеграции учетной системы 1С:ERP с 1С:Документооборот
- Использовать функционал программы 1С:Документооборот работая в привычной учетной системе. Например, запустить в 1С:ERP документы по сложным бизнес-процессам, подписывать, используя электронную цифровую подпись (ЭЦП);
- Упрощение взаимодействия по документообороту между сотрудниками;
- Сокращение времени прохождения документа по маршруту бизнес-процесса: данные первичных документов подставляются автоматически в 1С:Документооборот;
- Контролируемый доступ к бизнес-процессам и документам с мобильных устройств: задачи по документу и прикрепленные файлы можно посмотреть и принять решение;
- Разграничение доступа пользователей. Сотрудникам, которые должны иметь доступ к документам только на одном этапе бизнес-процесса, например, согласовании или утверждении, можно не давать доступ к системе 1С:ERP. С доступом к 1С:Документооборот пользователи увидят только то, что им нужно;
- Упорядоченное хранение файлов, экономия серверных ресурсов. При использовании бесшовной интеграции 1С:ERP с 1С:Документооборот минимизируется количество дублей, и пользователи не тратят время на поиск актуальной версии файла.
Как настроить бесшовную интеграцию?
В системе 1С:ERP есть справочник правил интеграции, в каждом из которых указывается, какие объекты нужно интегрировать.
Если в системе интегрируются документы, то необходимо указать вид документа и как будут сопоставляться реквизиты. Есть три способа заполнения:
-
Один к одному. Например, поле "ИНН контрагента" в 1С:ERP и в 1С:Документооборот будет заполнено одинаково.
-
Из указанного значения: реквизит в системе-приемнике будет заполняться конкретным значением.
-
Из выражения на встроенном языке: можно задать произвольный алгоритм, который проанализирует регистры, связанные справочники, документы и выведет значение, которое нужно заполнить в системе-приемнике. Этот способ может быть настроен в обе стороны: из 1С:Документооборот в учетную систему и наоборот.
Опыт работы с бесшовной интеграцией 1С:Документооборот и 1С:ERP типовыми средствами системы
На скриншоте приведен справочник "Контрагенты", который есть в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот. Мы их связали в единый, используя типовые правила интеграции: они уже преднастроены, и система сама заполняет реквизиты.
Также мы настраивали бесшовнуюинтеграцию для типового документа 1С:ERP "Заявка на расходование денежных средств" . В 1С:Документооборот это внутренний документ вида "Заявка на оплату", в него передавалась сводная информация о контрагенте, объекте оплаты и сумме. При обратном получении данных -из 1С:Документооборот в 1С:ERP у документа "Заявка на расходование денежных средств" изменялся статус.
Наш опыт бесшовной интеграции с адаптацией системы
Справочник "Банковские счета" присутствует в системе 1С:ERP и 1С:Документооборот, но его нельзя интегрировать с помощью типового функционала. Наши специалисты сделали сопоставление реквизитов и доработали автоматическую передачу всех банковских счетов, когда идет интеграция по контрагенту. Это было важно для заказчика, поскольку список и реквизиты актуальных банковских счетов необходимы для корректного проведения оплаты.
Кроме того, мы сделали бесшовную интеграцию для нового нетипового объекта системы – это документ "Лот закупки лекарственных средств".
На скриншоте представлена табличная часть "Стороны", в ней можно указать стороны договора: организацию и несколько контрагентов. Наши специалисты доработали автоматическое заполнение реквизитов банковских счетов в учетной системе из табличной части в 1С:Документооборот, что было необходимо заказчику.
Мы вносили изменения для заполнения в системе 1С:ERP реквизитов, добавленных в справочник "Контрагенты". Они отражены на скриншоте – это "Обособленное подразделение" и "Головной контрагент". Их нужно было заполнять из соответствующих дополнительных реквизитов в 1С:Документооборот, и для этого было доработано сопоставление статусов.
В типовом функционале системы документ принимает статус "Согласовано", когда результат бизнес-процесса в 1С:Документооборот положительный. В одном из наших проектов был многоступенчатый процесс работы с документом "Заявка на расходование денежных средств". Здесь положительный результат преобразовывается в учетной системе в статус "Согласовано в ДО". Следующий этап согласования в 1С:Документооборот проходит с другими ответственными лицами и в результате статус в 1С:ERP изменяется.
Самой сложной из доработок наших специалистов было автоматическое сопоставление реквизитов, наименования которых различаются в системах.
Например, в учетной системе есть свой список подразделений, а в документообороте – другой. Для интеграции было сделано два дополнительных регистра, в которых предварительно указали сопоставления значений справочников. При анализе регистра система-приемник понимала, какое значение справочника нужно подставить в реквизит.
Итоги внедрения бесшовной интеграции
Типовой функционал бесшовной интеграции закрывает практически все. Доработки необходимы, если есть какие-то условия или нестандартные сопоставления. Но доработки, как правило, не требуют больших затрат.
