Перед тем, как говорить о сроках проекта, стоит понять, из чего состоит весь проект. И здесь мы вспомним стандартную схему: цена, качество и сроки.
Это три основных элемента любого проекта, и изменение одного слагаемого неизбежно ведёт к изменению других.
Главная стратегия проекта – выбрать правильные приоритеты, а они у каждой компании свои. И когда наступит момент принимать какое-то решение и идти на компромисс – а такой момент неизбежно наступит – важно помнить про расставленные приоритеты и их выдерживать.
Сегодня мы расскажем о трёх вещах.
-
Как не выйти за сроки на большом комплексном проекте.
-
Что можем сделать со сроками в проектах, которые выполняются поэтапно, блок за блоком.
-
Подведём итоги: в какие моменты мы можем на сроки повлиять.
Сроки на комплексном проекте
Чаще всего, комплексный проект состоит из пяти стадий. Это анализ требований, проектирование, разработка, тестирование и запуск, поддержка системы.
Обычно, говоря о сроках, мы сразу начинаем оценивать риски. Но мы забываем, что они возрастают, если мы опускаем одну важную стадию комплексного проекта – подготовку к проекту.
На этапе подготовки к проекту очень важно выбрать руководителя проекта и рабочую группу с вашей стороны, со стороны заказчика. Без этого мы вряд ли сможем говорить про эффективный, успешный проект.
На этом этапе необходимо получить план-график проекта: график отвлечения сотрудников на первом и на втором этапах работ на различные интервью, встречи и совещания с учётом отпусков и других ваших мероприятий. Важно, чтобы ваши сотрудники располагали времени, а мы, интеграторы, были готовы к этим встречам.
Кроме того, нужно подготовить документацию: устав проекта и приказ о старте проекта. В уставе должны быть зафиксированы цели и задачи проекта, сроки. Приказ же информирует сотрудников о том, что проект начнётся тогда-то и они также должны быть к этому готовы: в первую очередь, располагать необходимым временем.
Ну и последнее, о чём также стоит подумать уже на этом этапе – мотивация сотрудников, которые будут задействованы в автоматизации. Данный вопрос каждая компания решает индивидуально: кто-то никак не мотивирует сотрудников, кто-то прибегает к денежной мотивации, где-то сотрудники сами ждут автоматизацию. Здесь нет какого-то единого решения для всех, кроме одного: вопрос мотивации тоже необходимо проработать.
Соблюдение этих требований, конечно, отнимет некоторое время в начале проекта, но позволит его сэкономить в дальнейшем.
Второй этап – анализ требований или обследование. На данном этапе важно заранее подготовить вопросы для анкетирования. Не должно быть встреч, которые проходят по принципу «расскажите что-нибудь» – это пустая трата времени. Такие встречи требуют повторных встреч, что, соответственно, напрямую влияет на сроки.
К подобным встречам должны готовиться обе стороны: интеграторы – с заранее подготовленными вопросами, сотрудники заказчика – с ответами, материалами, какими-то печатными формами, своими потребностями. Только при соблюдении этих условий встречи будут максимально эффективны с точки зрения сроков.
Необходимо разработать регламент встреч: как они проходят, где они проходят, сколько времени на них отводится и что конкретно на каждой встрече обсуждается. Встречи должны вестись под запись, по итогу каждой встречи должен составляться протокол, который на этой же встрече и согласовывается. Это прямая экономия времени на дальнейших этапах проекта.
Помимо встреч, на которых непосредственно обсуждаются ваши бизнес-процессы, нужно проводить статус-встречи. Здесь команда интеграторов и команда заказчика проговаривают, какие процессы работы компании ещё необходимо охватить.
В результате этого этапе будет разработан документ «Отчёт об обследовании», который тоже необходимо согласовать. Согласовывать его лучше блоками: определённый отдел подписывается под определённой частью, которая относится к работе этого отдела. Так мы и сэкономим время, и получим более точную обратную связь.
Необходимо установить лимит на итерации: их не должно быть 10-20-30-бесконечно. По нашему опыту, трёх итераций достаточно, если к согласованию «Отчёта об обследовании», подойти хорошо и реально оценивать значимость этого процесса.
Идеальная стадия проектирования выглядит так: заранее поучиться, забыть всё старое, быть открытым ко всему новому и многочисленным компромиссам.
Или хотя бы:
-
Ознакомиться с возможностями системы настолько глубоко, насколько позволяет время и ресурсы – видеороликов на youtube (например, на нашем канале) уже более чем достаточно для того, чтобы понимать, что даёт система, какие функции она может выполнять, какими объектами она оперирует.
-
Чётко понимать какие бизнес-процессы могут быть изменены, а какие – нет.
-
Забыть, что систему можно дорабатывать, но помнить, что доработки возможны (Глубокий смысл!) Потребности компании необходимо разделить на те, где доработка необходима, а где процесс можно переложить в типовую систему 1С ERP , что, в дальнейшем, значительно сократит сроки на этапе разработки.
А также помним про:
-
Блочное согласование итоговых документов
-
Лимит итераций согласования
-
При согласовании помним про цели и рамки проекта
Этапы разработка и тестирование мы объединили, потому что это две составляющие одного процесса. Абсолютно точно, здесь необходимо потратить время на написание технического задания или постановки юзер стори. В результате вы выиграете больше времени, потому что так вы сможете избежать несоответствия ожиданий и реальности.
На этом этапе обязательно должен быть регламент разработки и тестирования. Особенно тестирования, потому что этот этап часто затягивается. Для тестирования лучше всего подготовить сценарий: он позволит наиболее точно оценить результат работы.
Если этап разработки довольно большой, много доработок, то необходимо использовать систему, в которой можно выстроить иерархию задач, где возможно комментирование, обсуждение, где понятно, кто за какую задачу отвечает. Это не только структурирует работу, но и позволяет сократить сроки этапа.
Стоит сказать о том, что этап разработки грамотнее всего разбивать на очереди и идти соответственно этим очередям. Вы можете привлечь на проект своих и сторонних разработчиков, что также позволит сократить сроки внедрения системы.
На этих этапах также важно помнить про рамки проекта, не увлекаться какой-то одной локальной задачей и, наоборот, не пытаться объять необъятное: учесть абсолютно всё, сделать максимально красиво и удобно. На этом этапе нужно сделать все критически важные доработки, которые позволят вести работу рабочую деятельность компании. А удобства и украшения можно сделать потом.
И последний этап – техническая поддержка. На этом этапе важно иметь соглашение об уровне услуг, в котором прописано время реакции, как эта реакция осуществляется и т.д. Необходимо иметь систему взаимодействия, где пользователи, столкнувшиеся с проблемами, и ключевые сотрудники компании могли бы оставить информацию об ошибке, замечание или вопрос.
Отлично, если у вас есть возможность организовать свою собственную первую линию поддержки: нанять сотрудника, который мог бы консультировать по простым вопросам работы в системе (потерялась кнопка, не удаляется документ и т.п.).
Все новые сотрудники, подключаемые к системе, должны пройти инструктаж и обучение, быть снабжены инструкциями и иметь возможность куда-то подсмотреть. Это помогает избежать часто повторяющихся вопросов.
Как сократить сроки на комплексном проекте
На комплексном проекте важно контролировать рамки проекта на каждом этапе. Во время встреч, при написании документации, при согласовании документации – всегда важно помнить про рамки проекта.
Результат лучше всего его разбивать на блоки, небольшие документы и части документов и согласовывать уже их – такой подход заметно ускоряет процесс согласования и качественно улучшает обратную связь.
Чем раньше ключевые сотрудники заказчика разберутся с системой, поймут, что она умеет, для чего она пойдёт, какие объекты и процессы содержит, тем раньше мы начнём общаться на одном языке и процесс внедрения пойдёт быстрее.
Не пытайтесь одним проектом объять абсолютно всё. Нужно концентрироваться на важных вещах, которые соответствуют вашим целям и задачам, а всё остальное может быть сделано чуть позже. Или не сделано вовсе, потому что, скорее всего, система и без этого буде работать вполне эффективно.
Есть довольно стандартная длительность проектов на базе 1С – 8-9 месяцев. Из них согласование, работа с возражениями, обратная связь, обсуждения занимают, по разным оценкам, от 30% до 40% этого времени. А закладываем мы на это примерно 10-15% времени от всего проекта. Остальные 20-25% – это то лишнее, что увеличивает сроки внедрения.
Сроки при поэтапной реализации проекта
Поэтапная реализация проекта, в отличие от комплексной, имеет ряд преимуществ.
Мы делаем, например, продажи, закупки и склад полностью «под ключ» – с запуском, а после этого переходим к следующему блоку и так до тех пор, пока все автоматизируемые блоки не будут запущены.
Преимущества этого подхода – быстрый результат, задействованы меньше сотрудников и на более короткий срок. Возможность выделить приоритетные блоки и проработать их более предметно.
Есть у этого этапа и риски: закопаться в проработке того, что не нужно прорабатывать так детально. Это, в конечном итоге, скажется на сроках всего проекта.
Работая с узкой группой людей, мы получим больше запросов на кастомизацию системы, потому что они будут пытаться решить свои проблемы с помощью этой автоматизации, значит, будет больше запросов на изменение системы «под себя».
Рабочую группу сотрудников на при таком внедрении нужно мотивировать, иначе работа будет идти медленно. И, конечно, в данном случае также важно дать сотрудникам возможность обучиться работать в программе, понимать, с чем они имеют дело.
Как мы можем повлиять на сроки при внедрении 1С:ERP
На стадии подготовки к проекту крайне важно выбрать руководителя проекта, проектную команду, задать рамки, проинформировать своих сотрудников и мотивировать их, чтобы они включились в проект, реагировали быстро и эффективно.
На этапе анализа и проектирования очень важно вовлечь сотрудников, объяснить, что от них требуется, добиться того, чтобы они были готовы отдавать информацию. Возможно, обучить их.
Контролировать рамки проекта и появляющиеся требования (а их будет появляться много). Разбивать результаты на части и согласовывать частями.
Может ускорить проект подготовка описаний бизнес-процессов, требований к системе, желаемых отчётов.
Крайне важно подумать над целями проекта и знать систему, на которой вы автоматизируете свою компанию.
Если такая возможность есть, вы можете взять в штат программиста 1С или вовлечь на проект какую-то третью сторону и попробовать ускориться за счёт этого.
Немного статистики
По данным фирмы 1С за 2018-2019: продолжительность проектов >50 пользователей – 7 месяцев, более 50 пользователей – 10 месяцев.
76% проектов укладываются в сроки или имеют отклонение по срокам в пределах 20%.
Оставшиеся 24% проектов (почти каждый четвёртый!) выходят за эти рамки и отклоняются по срокам более чем на 20%.
Основная причина: неготовность клиента к проекту.
