Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Работа с задачами исполнения и согласования в 1С:Документооборот 3.0

В статье мы посмотрим на то, как изменились задачи согласования и исполнения в системе 1С:Документооборот редакции 3.0.

Изменения в работе с задачами

В новой редакции в работе с задачами изменились следующие моменты:

  • Настройка процессов обработки документа;

Было. В конфигурации 2.1 настройка шаблона процесса проводилась отдельно от вида документа. Их нужно было в дальнейшем связывать, что вызывало путаницу;

Стало. В новой редакции настройка процесса обработки производится непосредственно в настройке вида документа.

  • Визуализация обработки задач в документах.

Было. В 1С:Документооборот редакции 2.1 все задачи по документу отображались по гиперссылке "Процессы и задачи" – этот функционал остался и в новой редакции;

Стало. В 1С:Документооборот редакции 3.0 в документе появилась вкладка "Обработка", где отражен весь перечень шагов, исполнителей и сроков.

Визуализация задач

  • Подход в постановке задач;

Было. В системе 1С:Документооборот 2.1 в документе по кнопке "Отправить" можно было направить исполнителю любой тип задачи: рассмотрения, согласования, ознакомления, подписания и другие. Любой пользователь с определенными правами мог направить задачу любому сотруднику, что нарушало настроенные процессы, и документ ходил по маршруту хаотично.

Стало. В редакции 3.0 весь маршрут и задачи настраиваются в виде документа, а по кнопке "Отправить" можно создать только поручение. При этом общий маршрут не нарушается: подзадача будет создана в рамках маршрута или отдельно, как параллельная задача.

Постановка задач

  • Подход к отдельным видам задач:
    • Рассмотрения;
    • Исполнения;
    • Согласования.

Рассмотрим задачи согласования и исполнения подробнее.

Задачи согласования в 1С:Документооборот 3.0

В системе есть два типа задач согласования:

  • Стандартный вид, который реализован в системе 1С:Документооборот 2.1 Это форма задачи с тремя кнопками:
    • Согласовано,
    • Не согласовано,
    • Согласовано с замечаниями;

Стандартный вид согласования

  • Согласование в режиме замечаний – новый функционал в 1С:Документооборот 3.0. Он позволяет работать с текстом документа непосредственно в системе, не открывая файлы в других программах.

Согласование в режиме замечаний

Посмотрим на примере, как выглядят оба типа задач согласования в новой конфигурации.

Стандартная форма согласования

Настройки обработки находятся в настройках вида документа: НСИ – Виды документов. Для примера выберем вид "Исходящее письмо". На вкладке "Настройки обработки" настраиваются все задачи.

Вид документа Исходящее письмо

Правила обработки документа Исходящее письмо

В данном случае первая задача обработки документа – согласование. В настройке не отмечено "Согласование в режиме замечаний", поэтому задача будет осуществляться аналогично процессу в системе 1С:Документооборот 2.1. В нашем примере настроено два шага: внутреннее согласование с руководителем автора документа и согласование с заместителем директора.

Настройка задачи согласования

В задачу можно добавлять неограниченное количество этапов и согласующих лиц.

Добавление участников и этапов

Здесь настраивается порядок согласования: все сразу либо один за другим, а также задается срок и условия согласования.

Посмотрим на работу с документами в пользовательском режиме и создадим документ вида "Исходящее письмо".

На вкладке "Обработка" в документе перечислены все этапы обработки, в том числе настроенная ранее задача согласования. По кнопке "Начать обработку" пользователь запускает документ в работу.

Первая задача поступила на согласование Сергееву Сергею в департамент поддержки бизнеса – рядом с шагом появилась синяя стрелка.

Процесс обработки

Исполнитель на своем рабочем столе видит стандартную форму задачи с тремя кнопками.

Форма задачи согласования

Если документ не согласован, то сотрудник должен записать комментарий. Тогда в обработке появится соответствующая отметка и изменится статус, а автору документа поступит задача "Ознакомиться с результатом согласования". Он может завершить процесс либо повторить снова.

Прерывание процесса согласования

Задача Ознакомиться с результатами согласования

При выборе "Завершить" остальные задачи также будут помечены на завершение.

Завершение процесса

Если обработка документа завершена, то позже ее можно перезапустить по соответствующей кнопке.

Перезапустить обработку

Система 1С:Документооборот 3.0 отмечает все задачи, которые были выполнены и перезапущены. В справочники такие задачи будут просто зачеркнуты.

Перезапущенная обработка документа

Согласования документа в режиме замечаний

Создадим договор аренды оборудования и запустим его в обработку. В настройках у этого вида документа была заранее включена возможность согласования в режиме замечаний.

Договор аренды оборудования

Задача согласования открывается в форме с образом документа – файл Word открывается непосредственно в системе, без помощи других программ.

Форма согласования в режиме замечаний

При работе с документом согласующее лицо выделяет текст, по которому вносит замечание либо комментарий. Он выделяется цветом и появляется в разделе справа: в таблице видно автора и комментарий.

Замечания к договору

Внесение комментариев позволяет согласовать документ. Однако при замечаниях можно нажать только кнопку "Не согласовано", и автору документа поступит задача обработать результаты.

Документ не может быть согласован

Для примера внесем в документ замечание и выберем "Не согласовано".

Не согласовано

Документ изменит свое состояние на "На доработке".

Задача ознакомления при согласовании в режиме замечаний у пользователя также открывается в другой форме. Здесь виден образ документа, все комментарии и замечания, которые оставили согласующие лица. При обработке замечаний исполнитель вносит правки и принимает замечания либо отказывается.

Внесение правок в договор

При отказе принять замечания процесс обработки можно только завершить – пустить несогласованный документ дальше по маршруту невозможно.

Когда все замечания приняты и обработаны, то можно нажать кнопку "Повторить" и запустить процесс согласования еще раз. Система предлагает выбрать, с кем конкретно согласовать договор. Бывает, что согласующих лиц много, но только пара человек внесли замечания. В таком случае, в форме можно оставить только их, и не отправлять документ по остальным сотрудникам повторно.

Повторная форма отправки на согласование

В нашем примере документ согласовывает только один человек.

Задачи исполнения в 1С:Документооборот 3.0

Форма задач исполнения не изменилась – отличия есть только в настройках. Так в конфигурации 3.0 задачи рассмотрения и исполнения настраиваются в одном шаблоне, а в 2.1 – это отдельные типы задач.

Для примера возьмем вид документа "Исходящее письмо". Здесь в настройке обработки задан ряд действий, которые нужно совершить с документом. По нажатию кнопки "Подобрать действие" можно добавить в настройку новое.

Подобрать действие

Если в системе запущены в обработку документы, уже созданные по этой настройке, то добавить новое действие не получится.

Изменение настройки запрещены

Рассмотрим функционал на уже заданном действии "Распечатать и передать на подписание руководителю". Тип этой задачи – исполнение, его можно выбрать из нескольких вариантов. В окне настраивается само действие, а в правилах обработки настраивается исполнитель и срок.

Тип исполнение

Правила обработки

Настройка действия

Непосредственно в настройке действия заложены задачи рассмотрения, исполнения и обработки результата. Это позволяет задавать комбинации, например, назначить сразу рассматривающего и исполнителя. Тогда после рассмотрения задавать исполнителя будет не нужно – сотрудник просто нажмет на кнопку "Рассмотрено", и задача автоматически перейдет на исполнение. В нашем случае используется автоподстановка, и задача перейдет тому, кто подготовил документ.

Аналогично системе 1С:Документооборот 2.1 исполнителя можно выбрать по:

  • Фамилиям,
  • Подразделениям,
  • Рабочим группам,
  • Мероприятиям
  • Проектам,
  • Автоподстановкам – в редакции 3.0 расширенный список определений, кому можно направить документ,
  • Ролям.

Справочник "Роли" удобен тем, что в шаблоне не нужно корректировать исполнителя документа при смене сотрудника, достаточно выбрать роль. Например, при изменении бухгалтера не нужно будет исправлять фамилию сотрудника, если в шаблоне была выбрана сама роль. Документ отправится новому бухгалтеру без изменения настроек обработки документа.

Однако кому-то может быть наоборот неудобно, поскольку не видно, какой именно сотрудник находится под ролью.

Выбор исполнителя

Если не выставлять исполнителя в настройках действия, то при выполнении задачи рассмотрения ответственный должен будет сам его назначить.

Также в форме есть возможность запретить либо разрешить менять участников непосредственно при обработке.

Настройка изменения участников

Соответственно, при запрете изменять исполнителя задача уйдет заданному сотруднику и перевести ее будет нельзя. При выборе "Разрешено", сам пользователь сможет изменить исполнителя и сроки. В нашем примере, если подготовивший документ сотрудник заболел, то он сможет поменять исполнителя.

Однако пользователь не сможет ничего сделать с самим действием: удалить или поменять.

Если у вас остались вопросы по системе 1С:Документооборот редакции 3.0, отправьте нам запрос – мы будем рады вам помочь.